Overheidsopdrachten vallen onder de regels van Europese aanbesteding. Leerlingenvervoer valt onder de richtlijnen voor diensten. Hiervoor geldt, dat elke opdracht die groter is dan € 236.945 (peildatum 1 januari 2004) Europees aanbesteed moet worden. Dit bedrag geldt voor de contractperiode als geheel. Opsplitsen van de opdracht om zo de richtlijn te ontduiken is niet toegestaan.
In de praktijk betekent dit dat leerlingenvervoer vrijwel altijd Europees aanbesteed moet worden. Dit is een belangrijk moment voor een adviesraad om invloed uit te oefenen op de kwaliteit van het leerlingenvervoer. Immers de keuze van de vervoerder bepaalt voor een groot deel deze kwaliteit.
Aanbestedingsdocument ofwel het bestek De gemeente stelt een aanbestedingsdocument op, een zogenaamd bestek. Dit wordt via een daartoe bestemd publicatieblad openbaar gemaakt Hierin staan globaal de volgende zaken:
de gunningcriteria, dat wil zeggen de voorwaarden waarop de opdracht gegund zal worden;
voorschriften voor het indienen van de offerte;
een beschrijving van de dienst die aanbesteed wordt: aantal kinderen, dat wordt vervoerd, aantal dagen per jaar, gemiddelde afstand, aantal gebruikers van een rolstoel e.d.;
programma van eisen:
eisen aan de vervoerder;
eisen aan het vervoerplan;
eisen aan de in te zetten vervoermiddelen;
eisen aan de in te zetten chauffeurs;
de financiële eisen (betalingsvoorwaarden, geldigheid van prijs e.d.);
het vervoerscontract maakt deel uit van het bestek: aanbieders moeten aangeven of zij met het contract instemmen.
Het vervoerscontract is ook een belangrijk document. Immers hierin staan de voorwaarden waaronder de gemeente de opdracht verleent aan de vervoerder en waaraan de vervoerder dus gehouden kan worden. Het is dus belangrijk dat het contract onderdeel uitmaakt van het bestek waar de vervoerder op inschrijft. Tenminste als het bestek voldoende bepalingen bevat om de kwaliteit van het leerlingenvervoer te garanderen.
Aandachtspunten voor het bestek voor Europese aanbesteding van leerlingenvervoer De adviesraad heeft er groot belang bij invloed te hebben op de inhoud van het bestek, en met name het programma van eisen. Dit kan door aan de gemeente kenbaar te maken welke punten in het programma van eisen (en vervolgens het contract) opgenomen zouden moeten worden om te zorgen voor vlug en veilig leerlingenvervoer.
Hieronder volgen aandachtspunten die gebruikt kunnen worden bij het overleg met de gemeente over de aanbesteding.
De gemeente kan nadere eisen stellen voor het vervoer van leerlingen als daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld in verband met de jeugdige leeftijd, de lichamelijke, verstandelijke handicap of het gedrag van de leerling.
De vervoerder is gehouden op aanwijzing van de gemeente te zorgen voor begeleiding in het voertuig (niet zijnde de chauffeur); de vervoerder kan deze kosten in rekening brengen bij de gemeente.
De vervoerder houdt bij de routeplanning rekening met het volgende:
a. routes sluiten aan op de openings- en sluitingstijden van de school;
b. dagelijks worden zoveel mogelijk dezelfde routes gereden, met dezelfde medeleerlingen en dezelfde op- en afstaptijden; (als schooltijden afwijken zijn wel afwijkingen toegestaan);
c. er wordt rekening gehouden met de leeftijd en de specifieke omstandigheden van de leerlingen als de route wordt gepland;
d. er wordt geen gebruik gemaakt van opstap- en overstapplaatsen;
e. de leerling wordt niet eerder dan 15 minuten voor het begin van de lessen en zeker niet te laat op school afgezet; de leerling wordt niet langer dan 15 minuten na de lessen opgehaald;
f. leerlingen die op grond van persoonlijke omstandigheden niet het volledige lesprogramma kunnen volgen, worden tussentijds vervoerd;
g. de maximale reisduur per enkele rit bedraagt in beginsel niet meer dan 45 minuten, tenzij dat door de afstand naar de bestemming niet mogelijk is.
h. er wordt zoveel mogelijk met vaste zitplaatsen gewerkt.
i. per route wordt gewerkt met vaste chauffeurs.
De vervoerder beschikt over het keurmerk voor taxibedrijven en/of voor touringcarbedrijven.
De vervoerder beschikt over een centrale met één centraal telefoonnummer, die voldoende bereikbaar is.
De vervoerder beschikt over voldoende vervoermiddelen, die geschikt zijn voor rolstoelvervoer overeenkomstig de Code VVR. Overige eisen te stellen aan de voertuigen:
a. schoon;
b. rookvrij;
c. goede technische staat;
d. goedgekeurd door Rijksdienst voor Wegverkeer (RDW);
e. voorzien van deugdelijk werkende communicatieapparatuur;
f. veiligheidshamer, brandblusser en EHBO-trommel aanwezig.
De vervoerder beschikt over voldoende chauffeurs, die in bezit zijn van het vakdiploma Taxichauffeur (SKKP), dan wel in staat gesteld worden dit vakdiploma te halen binnen redelijke termijn. Overige eisen aan chauffeurs. Hij of zij:
a. is in bezit van geldig EHBO-diploma (jaarlijkse herhaling verplicht);
b. is behulpzaam bij in- en uitstappen van leerlingen in verband met hun jeugdige leeftijd, lichamelijke of verstandelijke handicap;
c. parkeert zodanig, dat leerlingen de straat niet hoeven over te steken; is dit niet mogelijk dan begeleidt de chauffeur de leerling;
d. zet bij verlaten van het voertuig de motor uit en draagt de sleutel bij zich;
e. is herkenbaar als chauffeur door de kleding die wordt gedragen;
f. zorgt voor overdracht van de leerling aan ouder of personeel van school;
g. zorgt voor gebruik van veiligheidsgordels;
h. houdt toezicht op het gedrag van leerlingen wanneer begeleiding ontbreekt;
i. is op de hoogte van specifieke kenmerken van het kind;
j. heeft een lijst met gegevens van de leerling (inclusief telefoonnummers, waarop ouders te bereiken zijn of anderen, indien ouders onbereikbaar blijken);
k. houdt ritlijsten bij en meldt onaangekondigde afwezigheid van leerlingen aan de centrale;
l. beheerst de Nederlandse taal.
De vervoerder informeert ouders voorafgaande aan de eerste schooldag schriftelijk over het tijdstip van ophalen en terugbrengen van de leerlingen.
De vervoerder zorgt, dat de chauffeur zich persoonlijk voorstelt aan de ouders van nieuwe leerlingen vóór de eerste rit.
De vervoerder zorgt voor een adequate klanten- en vervoersregistratie.
De vervoerder zorgt voor een goede klachtenregistratie- en afhandeling. Klachten worden binnen drie werkdagen in behandeling genomen en zijn binnen 14 dagen opgelost of afgehandeld. Zogenaamde meldklachten (dit zijn klachten die terstond afgehandeld kunnen worden) worden binnen een half uur na melding opgelost. Klachten worden geregistreerd en gerapporteerd aan de gemeente.
